Provision of economic security in the implementation of electronic document management systems under the business digital transformation

Введение

Распространение новых технологий во всех областях человеческой деятельности приводит к быстрому и глубокому изменению в структуре промышленного производства, мировых рынков и социально-экономической сферы, происходит такой процесс, как цифровая трансформация. Организации ищут источники роста и упрощения работы на основе научно-технического потенциала, поэтому с каждым годом появляются новые информационные, цифровые и промышленные технологии.

Сегодня каждая организация старается идти в ногу со временем, следовать современным тенденциям, старается быть максимально конкурентоспособной. Цифровизация организации может дать рост эффективности на различных этапах и направлениях деятельности, таких как закупка, продажа, оказание услуг, производство и прочее.

Первые шаги, которые делает хозяйствующий субъект на пути к цифровизации, принципиально меняя и создавая новую организацию бизнеса, – внедрение новых технологий и практик, и организация вступает в так называемую «гонку технологического перевооружения». Однако помимо трансформации производства компания должна, прежде всего, пересмотреть и модернизировать используемые методы и инструменты управления бизнесом, ведь не актуальные и устаревшие представления об управлении могут помешать процессу цифровой трансформации производства.

Этапы внедрения электронного документооборота и связанные с ними риски

В современном мире нет единого понимания, что означает цифровизация в целом. Многие сходятся во мнении, что так называемая «цифровая трансформация» бизнес-процессов должна делать производство более гибким, приносящим высокий результат и, соответственно, прибыль. В 1995 году Н. Негропонте ввел понятие «цифровая экономика», которое было связано с развитием информационно-коммуникационных технологий и началом процесса информатизации поколения [8] (Urmantseva, 2017).

Развитие цифровой экономики является одним из национальных проектов РФ. Национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации» определяет основные направления государственной политики по формированию цифровой экономики в целях соблюдения национальных интересов и реализации национальных приоритетов [6].

Эффективность цифровой трансформации эмпирическими методами подтверждена многими российскими и зарубежными исследователями [2, 5] (Chinias, Myers, Hess, 2019; Kramin, Klimanova, 2019). Повышение конкурентоспособности компании вследствие цифровых и инновационных трансформаций доказано в статье авторов Феррейра и Фернандес [1] (Ferreira João, Fernandes Cristina, Ferreira Fernando, 2019).

Обобщая выводы исследователей, можно сказать, что цифровая трансформация бизнеса представляет собой оптимизацию технологических этапов в результате внедрения цифровых технологий на основе анализа данных. Согласно У. Бреннеру, использование цифровых технологий изменяет бизнес-модели, формирует эффективность инновационных товаров, услуг и технологий [7] (Sologubova, 2018).

Для зарубежных компаний цифровая трансформация помогает охватить новые рынки, тогда как для российских – оптимизировать внутренние бизнес-процессы. Одним из таких примеров является система электронного документооборота (СЭД).

СЭД позволяют решать задачи по автоматизации работы с документами предприятий различных масштабов и сфер деятельности, в том числе территориально распределенных. Программные комплексы такого класса обеспечивают:

¾ организацию юридически значимого документооборота компании;

¾ ведение архива документов;

¾ автоматизацию работы канцелярии (регистрация входящей и исходящей корреспонденции, сканирование документов и доведение до исполнителей в электронном виде);

¾ контроль исполнительской дисциплины;

¾ согласование договоров и платежей;

¾ согласование и контроль исполнения организационно-распорядительных документов;

¾ обработку и хранение первичной бухгалтерской документации;

¾ автоматизацию процессов, специализированных для различных сфер бизнеса.

Кроме того, особенностью большинства современных СЭД является поддержка мобильных устройств и возможность интеграции с существующими информационными платформами предприятия.

Чтобы хозяйствующему субъекту перейти на электронный документооборот, необходимо пройти несколько этапов, где фирма может столкнуться с рядом проблем [9]. Рассмотрим каждый из этапов внедрения электронного документооборота с точки зрения возникновения рисков и угроз.

Этап 1. Определение целей и задач внедрения СЭД.

Как отмечалось нами ранее, внедрение СЭД – это реорганизация системы управления на предприятии, повышение ее эффективности и актуальности. На данном этапе менеджменту компании необходимо проанализировать и подготовить перечень проблем с текущим ведением делопроизводства, понять, как их решить в дальнейшем с помощью введения СЭД.

На этом этапе управленцы фирмы могут столкнуться с такими факторами угроз, как отсутствие бизнес-целей; неосознание существующих управленческих проблем на предприятии; постановка неверных или нечетких вопросов, которые руководство хочет решить с помощью внедрения СЭД; непонимание того, каких результатов хочет добиться компания внедрением СЭД.

Этап 2. Предпроектное обследование.

После того как руководство компании убедится в необходимости внедрения электронного документооборота, необходимо проанализировать специфику и особенности ведения делопроизводства, для этого необходимо провести следующие мероприятия:

¾ ревизия документов, проходящих между исполнителями и структурными подразделениями;

¾ изучение регламентов на предмет оптимизации документопотоков, прослеживание маршрутов движения внутренних и внешних документов и работы с ними;

¾ изучение процессов создания, согласования, утверждения всех видов внутренних документов, формирующихся в компании;

¾ изучение процессов формирования, согласования и заключения всех видов договоров;

¾ инспектирование порядка обработки и регистрации входящей и исходящей корреспонденции;

¾ изучение процесса инициации, утверждения, исполнения и утилизации внутренней документации (ОРД);

¾ выявление ключевых требований корпоративной среды;

¾ оценка степени соответствия текущей делопроизводственной деятельности предприятия нормам и требованиям законодательства РФ и отраслевым стандартам;

¾ исследование процедур организации и проведения совещаний;

¾ изучение процедур формирования дел, требований к их текущему хранению и архивированию документов в организации;

¾ построение;

¾ определение бизнес-процессов, подлежащих полной автоматизации.

Далее производится анализ собранной информации, определяются ключевые требования к построению системы электронного документооборота на предприятии.

С точки зрения экономической безопасности данный этап внедрения СЭД характеризуется следующими угрозами:

¾ отсутствие нужных нормативных документов;

¾ недостаточная техническая оснащенность организации;

¾ неточная оценка стоимости внедрения СЭД.

Этап 3. Оптимизация делопроизводственных процессов.

На данном этапе необходимо систематизировать и упорядочить работу с документопотоками, провести оптимизацию делопроизводственных процессов с учетом возможностей внедряемой СЭД. Стандартизация процессов работы с документами предполагает составление соответствующих регламентирующих актов, внесение поправок в должностные инструкции и корпоративную политику IT-безопасности, составление инструкций, устанавливающих зоны ответственности между исполнителями и порядок взаимодействия между ними. При этом необходимо руководствоваться требованиями системы стандартизации в управлении документами, изложенными в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 [4].

В процессе оптимизации делопроизводственных процессов также вероятен риск отсутствия или неактуальности нормативных документов, как на этапе 2.

Этап 4. Разработка проекта автоматизации документооборота.

На 4 этапе составляется схема документопотока, разрабатывается маршрутизация, очередность исполнения, согласования и утверждения документации. Анализируется возможность параллельного рассмотрения и совместной работы с документом для всех ответственных лиц. Определяются права доступа сотрудников к корпоративным данным. По результатам формализации процессов обработки документов составляется частное техническое задание (ЧТЗ) с учетом конкретных пожеланий и требований.

Проектирование СЭД сопровождается составлением схемы процесса управления документами (рис. 1).

Рисунок 1. Маршрутизация операций с внутренними документами

Источник: [9].

Этап 5. Кастомизация типовой конфигурации.

Несмотря на то, что практически все современные СЭД способны охватить максимум бизнес-процессов компаний любого размера и специализации, у каждой организации имеются свои особенности. Поэтому может возникнуть необходимость доработки типового программного обеспечения, и многие компании – разработчики программного обеспечения учитывают индивидуальные требования заказчиков и вносят необходимые им корректировки.

Этап 6. Внедрение СЭД.

Внедрение электронного документооборота происходит поэтапно, по одному из двух возможных сценариев:

¾ по процессам (сначала автоматизируется обработка по видам документов (письма, договоры, распоряжения, контракты и т.д.);

¾ по структурным подразделениям (поэтапно автоматизируется работа каждого отдела: делопроизводства, затем – в кадровой службе, бухгалтерии и так далее во всей компании).

После программное обеспечение устанавливается на рабочих ПК, настраиваются пользовательские интерфейсы, разграничиваются права доступа к документам в соответствии с ранее разграниченными должностными обязанностями сотрудников. Также внедряется электронная цифровая подпись (ЭЦП), позволяющая визировать документы прямо в электронном виде.

Этап 7. Создание электронного архива.

До того, как организация внедрит СЭД, ей необходимо заранее конвертировать созданные ранее бумажные документы в электронные форматы. По завершении установки СЭД все данные можно загружать в единый электронный архив. В электронном архиве документы могут храниться как в виде сканов, так и в форматах текстовых редакторов.

Этап 8. Интеграция с другими системами.

Необходимо подбирать СЭД с возможностью интеграции с любой ранее установленной программой автоматизации на предприятии (финансовой, аналитической, производственной). Этап интеграции позволит фирме минимизировать риски дублирования информации, поможет эффективно составлять дальнейшую отчетность путем изъятия необходимых данных из интегрируемых программ.

Этап 9. Обучение персонала и подготовка пользовательских руководств.

Перед запуском СЭД в промышленную эксплуатацию в обязательном порядке проводится массовое обучение сотрудников всех отделов, в которых планируется использовать программу.

Этап 10. Контроль соблюдения регламентированных процедур.

На последнем этапе происходит массовая загрузка документов и адаптация сотрудников к новым условиям работы. Обеспечение контроля над соблюдением регламентированных процедур в период адаптации исполнителей к новым условиям работы.

В ходе исследования этапов внедрения СЭД авторами были выявлены следующие группы рисков, на формирование которых оказывают факторы, представленные в таблице 1:

¾ технические;

¾ финансовые;

¾ организационные.

Таблица 1

Факторы рисков внедрения систем электронного документооборота

Организационные риски связаны с планированием внедрения СЭД. Они возникают при составлении ошибочного плана-графика, а также при неправильной постановке целей и задач внедрения новой системы, из‑за которых может пострадать эффективность и сроки появления СЭД.

Технические риски направлены на следующие свойства безопасности: целостность, конфиденциальность и доступность. Все технические риски могут быть минимизированы с помощью использования современных решений (антивирусные программы, шифрование, облачное хранилище, двойная аутентификация). Для большей минимизации необходима работа с профессионалами, специализирующимися на информационной безопасности.

Финансовые риски подразумевают под собой риски, связанные с изменением стоимости внедрения СЭД, ее обслуживания и ухудшением показателей эффективности работы организаций. Они могут возникнуть как в результате некорректных расчетов на этапах подготовки внедрения системы, так и в процессе работы с ней, поскольку рынок услуг по обслуживанию и поддержке постоянно меняется.

Указанные виды рисков могут быть оценены экспертным методом. Экспертная оценка рисков основывается на профессиональном опыте специалистов. На первом этапе решаются вопросы относительно структуры экспертной группы, количества экспертов, их специализации и квалификации. По результатам оценки необходимо составить рейтинг рисков, состоящий из групп риска, видов и вероятности их наступления. В расчетную составляющую входит средняя оценка риска, вероятность наступления риска и непосредственный рейтинг риска.

В рейтинг рисков могут быть включены наиболее актуальные риски, связанные с процессом внедрения СЭД.

Рейтинг рисков может быть определен с помощью формулы:

,

где RR (Risk Rating) – рейтинг риска;

– средняя экспертная оценка n-го риска;

– сумма средних экспертных оценок.

В результате оценки выявляются наиболее вероятные риски, среди которых могут быть, например:

¾ риск предумышленных негативных воздействий;

¾ риск поломки оборудования;

¾ риск потери качества проекта.

После выявления наиболее существенных рисков необходимо разработать перечень мероприятий, направленных на минимизацию их негативного влияния.

В частности, риск предумышленных негативных действий, характеризующийся вмешательством со стороны внутренних пользователей системы, а также внешних злоумышленников, может быть минимизирован с помощью внутреннего аудита, обучения и закрепления ответственных сотрудников.

Риск поломки оборудования, проявляющийся, например, в отказах серверных хранилищ и прочих систем, обеспечивающих работу СЭД, минимизируется с помощью своевременного обслуживания техники.

Риск потери качества проекта возникает по причине некомпетентности рабочей группы проекта по внедрению СЭД, а также при предоставлении неполной или неточной информации в работах проекта. Риск может быть минимизирован проведением обучающих мероприятий.

Авторами сформулированы рекомендации по минимизации рассмотренных рисков (табл. 2).

Таблица 2

Мероприятия по минимизации рисков

Оценка стоимости внедрения существующих российских систем электронного документооборота

Существует единый реестр российских программ для баз данных и ЭВМ. Нами были проанализированы продукты, включенные в реестр отечественного софта и рекомендованные для использования в соответствии с Приказом Минкомсвязи России № 760 в государственных ведомствах и организациях РФ, а также в компаниях, реализующих проекты в рамках программы импортозамещения программного обеспечения. Авторы сформировали список российских СЭД по стоимости продукта, стоимости его установки и обслуживания (табл. 3). Оценка конечной стоимости продукта произведена по компаниям малого бизнеса, в которых предполагается использование программы 100 пользователями. Все проанализированные СЭД – исключительно отечественного производства. Они соответствуют законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами как российской нормативной базы, так и международным стандартам, а также требованиям информационной безопасности.

Таблица 3

Оценка стоимости внедрения и сопровождения отечественных систем электронного документооборота для малого бизнеса

Полученные результаты оценки были сгруппированы исходя их вариантов хранения цифровой информации на сервере компании или в облачных системах (рис. 2).

Рисунок 2. Влияние размещения цифровой информации на стоимость отечественных систем электронного документооборота

Источник: составлено авторами.

Хранение данных в облачных системах обойдется бизнесу дешевле, чем приобретение необходимого оборудования (сервера). Исключением является программный продукт «Е1 Ефрат», это обусловлено ежемесячной платой за программный продукт для облачных систем.

Заключение

Таким образом, в результате исследования нами рассмотрено понятие цифровизации бизнеса, а также изучен ее ключевой элемент – система электронного документооборота. Нами были проанализированы универсальные отечественные СЭД для среднего бизнеса, определена стоимость и приблизительные расходы на внедрение этих систем. Определена градация продуктов по оценке удобства пользования программными обеспечениями и их технического оснащения. Оценены риски и угрозы, связанные с этапами перехода на СЭД, а также разработаны рекомендации по их минимизации.